Terminservice - von zu Hause bis in den OP

Ein Interview mit dem Gründer und Geschäftsführer Edward Mc Greal

Seit 2015 beschäftigt sich die Imilia Interactive Mobile Applications GmbH intensiv mit dem Termin- und Ressourcenmanagement für Gesundheitseinrichtungen. Genauso lange ist Timerbee als führendes System auf dem Markt. Wir sprechen mit Edward Mc Greal, Gründer und Geschäftsführer des Berliner Unternehmens, über die Lösung und die Anwender und werfen einen Blick in die nahe Zukunft.

Herr Mc Greal, welche Pläne haben Sie für die Imilia Interactive Mobile Applications GmbH und wie sehen Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens?

Wir erwarten 2021 ein signifikantes Wachstum und stützen uns dabei auf die breite Basis unserer zufriedenen Kunden. Unsere Kunden sind vor allem Krankenhäuser und Medizinische Versorgungszentren. Dazu gehört auch beispielsweise ein sehr großer privater Träger, für den Timerbee deutschlandweit die Online-Termine von 120 Standorten koordiniert. Hier können wir mit unserem Online-Terminmanagement verlässlich Qualität und Stabilität gewährleisten.

Im laufenden Jahr 2021 stehen bei Timerbee Neuerungen an. Unsere OP-Planung erweitern wir um einige Funktionalitäten und um weitere Schnittstellen zu Patientendatenmanagement- und Dienstplanungssystemen sowie zu SAP und Microsoft Exchange. So unterstützen wir einen noch flexibleren Datenaustausch.

Zusätzlich nehmen wir uns die Koordinationsprozesse im OP-Management vor. Timerbee war die erste OP-Planung, die den Mitarbeiter:innen im OP-Management mit Künstlicher Intelligenz (KI) unterstützt. Wir verbessern unser Tool Casper und bringen es bis Mitte des Jahres auf den Markt.

Die vorhandenen Terminplanungs- und OP-Management-Module erweitern wir um eine Betten- und um ein Therapieplanungs-Modul. So ermöglichen wir in Zukunft einen weiterreichenden, einheitlichen und durchgehenden Workflow.

Grundsätzlich wollen wir die OP-Planung noch weiter ausbauen – funktional, aber auch regional. So haben wir mit dem St. Claraspital in der Schweiz einen guten Referenzkunden gewonnen. Das St. Claraspital nutzt Timerbee für die gesamte OP-Planung im neu erstellten OP-Trankt in Basel. Im nächsten Schritt werden wir dort die Fachambulanzen anbinden. Und damit die Prozessabläufe voll digitalisiert ablaufen, realisieren wir noch weitere Schnittstellen zu unterschiedlichen patientenführenden Informationssystemen.

Was genau leistet das Online-Terminmanagement, Herr Mc Greal?

Die Patienten können mit Timerbee ganz einfach online einen Arzttermin vereinbaren. Dieser wird dann entweder über Timerbee selbst oder das Arztinformationssystem verwaltet. Die Patienten erhalten vor ihrem Untersuchungstermin automatisiert eine Erinnerung per E-Mail oder SMS. Erfahrungen zeigen, dass so die Zahl der Patienten, die nicht in der Praxis erscheinen, drastisch sinkt.

Das Timerbee Portal kann gleichsam von einer einzelnen Praxis oder einem großen Netzwerk mit verteilten Standorten genutzt werden. Momentan nutzen das bereits gut 150 Medizinische Versorgungszentren und – coronabedingt – auch Laborarztpraxen. Es scheint sogar, als würden wir in Kürze das Terminmanagement für Corona Tests und nachfolgend auch für die Impfungen in einem DAX-Konzern mit unserem Online-Terminmanagement übernehmen. Aber warum auch nicht! Dutzende Betriebsärzte stellen sich für uns auch nicht anders dar, als eine mittelgroße MVZ-Gruppe.

Und wo liegen die Benefits für die Anwender?

Den Patienten bieten wir eine zuverlässige Terminbuchung in sicherer Umgebung mit direktem Kontakt zur Praxis ihrer Wahl. Den Leistungserbringern ersparen wir Zeit- und Personalaufwand bei der Terminabsprache, Terminbestätigung und Terminerinnerung. Sie ersparen sich eine doppelte Kalenderverwaltung sowie Systembrüche. Das geschieht durch eine weitgehende Vorerfassung relevanter Patientendaten. Hinzu kommt ein hoher Wiedererkennungswert der eigenen Marke insbesondere bei Klinik- und MVZ-Gruppen durch die Portal-Funktionen.

Wo kann man die Lösung im Einsatz beobachten?

Ganz aktuell bietet das MVZ Martinsried verschiedene Corona-Tests auf dem Münchner Flughafen an. Passagiere können dort genauso wie Flugpersonal, etwa Lufthansa und Air France/KLM, für ihre Crews online Termine buchen. Wir haben dort auch – als Teil des Lab Order Entry Systems LABUNIQ – eine Integration mit einem Webshop realisiert.

Und was hat es mit den Online-Zuweisungen auf sich?

Das Modul Online-Zuweisungen ist eine Ergänzung des Online-Terminmanagements und bietet Zuweisern auf einfachem Wege Zugriff auf Termine in vorher definierten Zeitfenstern. In diesem Zuge werden auch gleich die relevanten Patientendaten ausgetauscht. Diese Möglichkeit nutzen ebenfalls bereits mehr als 150 Einrichtungen.

Was bietet das OP-Managementsystem?

Das OP-Managementsystem besteht aus zwei Hauptmodulen, der OP-Anmeldung und der OP-Planung. Erstere ermöglicht es einer Klinik, den Prozess vor und nach der OP komplett zu digitalisieren – inklusive prä- und postoperativer Maßnahmen sowie der Koordination aller notwendigen Termine im Prozess.

Die OP-Planung bietet Unterstützung bei der Planung von einfachen wie hochkomplexen Eingriffen samt Neben-OPs. Dabei hat der OP-Manager jederzeit den Überblick über die Verfügbarkeit von Personal und Kontingenten, über verschiedene chirurgische Rollen und Tagesteams sowie über den Fortschritt der OP im Live-Cockpit. Damit ist der OP-Prozess von der ersten Beratung bis zum Abschluss der OP vollständig digitalisiert. Sollte es zu Konflikten im Prozess kommen, werden diese transparent dargestellt, so dass kurzfristig Korrekturmaßnahmen möglich sind.

Welche Entwicklung erwarten Sie in der Zukunft?

Sicherlich wird sich die Digitalisierung im Gesundheitswesen beschleunigen, zum einen durch die Erfahrungen während der Pandemie, zum anderen getrieben durch das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG). Wir erwarten eine noch stärkere Nachfrage nach skalierbaren, webbasierten Lösungen, da sie allen Beteiligten sowohl technisch als auch wirtschaftlich viele Vorteile bieten.

Wie gehen Sie als Softwareanbieter damit um?

Wir treiben den technologischen Fortschritt immer weiter voran und stellen sicher, dass wir den Input unserer Kunden nutzen, um die beste technische Lösung für die Anforderungen und Bedürfnisse unserer Kunden zu entwickeln. Ein Beispiel etwa ist unser Produkt Casper zur Verbesserung der OP-Planung.

Eine abschließende Frage, Herr Mc Greal: Wo liegt die besondere Stärke von Timerbee?

Unsere wesentliche Stärke sind unsere innovativen, engagierten und kompetenten Mitarbeiter.

Mit unserer Lösung decken wir den kompletten Behandlungspfad ab: Von der Online-Terminierung bis hin zur Sprechstundenplanung beziehungsweise OP-Anmeldung und OP-Planung samt aller Ressourcen. Das entspricht dem Wunsch der Gesundheitseinrichtungen, Prozesse möglichst mit einem System aus einer Hand abzubilden.

Und wir sind gut vernetzt, passen uns also reibungslos über etablierte Schnittstellen in übergeordnete Prozesse ein.

Vielen Dank für das Gespräch und die spannenden Einblicke!