Anwenderbericht GKH Havelhöhe

GKH Havelhöhe verbessert seine Abläufe mit der Timerbee Multiressourcenplanung

Timerbee im Live-Einsatz: Effektive und transparente Planung rund um den OP

Das Gemeinschaftskrankenhaus Havelhöhe (GKH) zählt zu den drei großen anthroposophischen Akutkliniken in Deutschland. Die anthroposophische Medizin ist keine “Alternativmedizin”, d.h. dass sie die konventionelle Medizin nicht ersetzt, sondern sie vielmehr ganz bewusst erweitert. So werden in der Diagnostik und Therapie alle Bestandteile der Schulmedizin eingesetzt. Darüber hinaus wird die anthroposophische Medizin mit in die Behandlung integriert. Voraussetzung dafür ist eine enge interprofessionelle Zusammenarbeit von Ärzten, Therapeuten und Pflegekräften – für die wiederum eine hohe Transparenz in allen Abläufen unabdingbar ist. Unter anderem darauf achtet Organisations- und Prozessmanager Moritz Vorbrodt. „Ich sammle, moderiere und koordiniere alle Wünsche und Anregungen, die aus den einzelnen Bereichen und Abteilungen an unsere IT-Systeme, an interne Abläufe oder die Organisation gestellt werden. Das gilt auch bei der Einführung neuer Software.“, beschreibt er seine Aufgaben.

Ziel des GKH ist es, patientennah zu arbeiten, ihn in den Mittelpunkt des Handelns zu rücken. Dazu gehört auch, dass der Patient jederzeit über seine Behandlung im Bilde ist – genauso wie über anstehende Behandlungstermine. „Genau dort hatten wir Defizite ausgemacht.“, sagt Vorbrodt. „Jede Berufsgruppe und jede Abteilung plante zwar alle Termine im Krankenhaus-Informationssystem Clinixx, eine wirkliche Terminkoordination fand aber nicht statt.“ Um die gewünschte Transparenz zu erreichen, sollte ein System zur übergreifenden, klinikweiten Termin- und Ressourcenplanung her. Über den KIS-Anbieter AMC kam das 358-Betten-Haus im Westen Berlins mit Imilia Interactive Mobile Applications aus der Hauptstadt in Kontakt.

„Wichtig war uns, dass das System durch individuelle Anpassungen unsere spezifischen Anforderungen abbilden kann – was bei Lösungen von der Stange ja in der Regel nicht der Fall ist“, so Vorbrodt. Kein Problem für den Systemanbieter, denn Timerbee - das Multiressourcenmanagement von Imilia - ist mit seiner offenen Architektur und den entsprechenden Schnittstellen dafür prädestiniert.

Vom OP ins ganze Haus

Starten sollte die Lösung im OP, da die Prozesse in den fünf Sälen klar zu definieren sind, und der Bereich bei 3.200 stationären und etwa 400 ambulanten Eingriffen gesteuert werden muss. „Bereits bei den ersten Gesprächen Ende 2016 haben wir festgestellt, dass Timerbee funktional alles bietet, was wir suchen.“, blickt Vorbrodt zurück. Wünsche und Anregungen habe das Unternehmen aufgenommen und durch kurzfristige Updates in die Lösung integriert. „Unser erster Eindruck hat sich im Laufe der Zusammenarbeit immer mehr bewahrheitet“, freut sich der Prozessmanager, „denn Imilia hat sich als wahrer Partner in diesem Projekt erwiesen.“

Dieser hat sich zu Beginn die Abläufe rund um die OP-Planung angeschaut. Geplant wurde in mehreren Outlook-Kalendern, einer für jeden OP-Saal. Nach Finalisierung am Vortag hat ein Mitarbeiter die geplanten Termine per Hand in das KIS eingegeben. „Der Plan war aber meistens bei der OP-Besprechung bereits veraltet, weil ein Operateur spontan umgeplant hatte, ein Kollege verhindert war oder ein Patient doch Fieber bekommen hatte.“, beschreibt Vorbrodt ein Dilemma der alten Arbeitsweise. „Und die Planung dann neu aufzusetzen bedeutete einen enormen Aufwand.“ Das digitale OP-Management sollte demnach mit einem Berechtigungskonzept versehen werden, das genau festlegte, wer wann OP-Termine planen und umplanen durfte.

Effektiv durch Transparenz

Timerbee ist nun seit Ende 2017 im OP des GKH im Einsatz. Dort werden alle Termine geplant und dann über eine bidirektionale Schnittstelle automatisch in das KIS übertragen. Bei der Planung gibt die Software Hinweise. Ein Beispiel: Ein MRSA-Patient, bei dem eine intensive Reinigung des OPs durchgeführt werden muss, sollte am Ende des Tages geplant werden, um die Wechselzeiten kurz zu halten. Die Planung erfolgt weiterhin dezentral in den Arztsekretariaten, allerdings sind alle Termine für alle Planer sichtbar – durch die browserbasierte Technologie ohne Installation auch auf mobilen Geräten. Dort kann dann frühzeitig mit den Vorbereitungen der Patienten begonnen werden.

Den OP-Tag selber verwaltet ein OP-Koordinator, in der Regel teilen sich der Oberarzt der Anästhesie und die OP-Leitung Pflege diese Aufgabe. „Die Schnitt-Nahtzeiten werden in unser KIS ein- und sofort an Timerbee übergeben. Über das Cockpit können die beiden das OP-Geschehen also live verfolgen.“, nennt Vorbrodt einen weiteren Vorteil des OP-Managementsystems. Das ermöglicht ein schnelles Eingreifen, wenn der ursprüngliche Plan geändert werden muss – was in einem Akutkrankenhaus tägliche Praxis ist. Bei jeder Änderung werden die Gründe dokumentiert, so dass auch hier alle Schritte transparent sind.

Planung mit KI-Unterstützung

Weitere wichtige Unterstützung verspricht sich Vorbrodt durch den Einsatz künstlicher Intelligenz. „Wir haben uns das Tool in Timerbee angeschaut und es ist sehr interessant, da es alle möglichen Abhängigkeiten und die Auswirkungen auf die aktuelle Planung berücksichtigt.“ Kann beispielsweise ein ausgefallenes Anästhesiegespräch nachgeholt oder muss die OP verschoben werden? Falls sich eine Verschiebung nicht umgehen lässt, wie kann die kurzfristig entstandene Lücke am sinnvollsten gefüllt werden. „Der OP muss ausgelastet sein, um wirtschaftlich betrieben werden zu können.“, hebt der Prozessmanager die Bedeutung hervor. „In diesem Punkt versprechen wir uns Einiges von der KI-Unterstützung.“

Die ist allerdings wirklich nur eine Unterstützung, die Entscheidung liegt beim OP-Koordinator. Der schließt die Planung mit seinem Wissen und seiner Erfahrung ab. Für den besseren Überblick bereitet Timerbee die möglichen Alternativen und Auswirkungen grafisch auf. Kein Planer muss also mehr in irgendwelche Tabellen oder Übersichten schauen, die Planung wird einfach und fundiert.

Gut in Gegenwart und Zukunft

„Einfach und intuitiv.“, so ist nach Aussage von Moritz Vorbrodt auch die Bedienung von Timerbee, die Schulung hat lediglich so lang gedauert wie ein Fußballspiel. Im Zuge der Systemeinführung hat Imilia noch Anpassungen an der Oberfläche vorgenommen, beispielsweise an der Planungsansicht und am Cockpit. „Dort sollten nur die notwendigen Informationen zu sehen sein“, so der Prozessmanager, „um das System nicht zu überfrachten.“ Die Anpassung hat – wie während der gesamten Zusammenarbeit – reibungslos funktioniert. „Wir haben immer einen kundigen Ansprechpartner erreicht und auch die persönlichen Treffen wurden gut vor- und nachbereitet.“

Die Terminplanung im OP soll Ende des ersten Quartals stehen, danach widmen sich das Gemeinschaftskrankenhaus Havelhöhe und Imilia den nächsten gemeinsamen Projekten. Und das ist der Aufbau der Multiressourcenplanung, über die dann auch Betten und Therapien koordiniert werden. „Bei der interdisziplinären Zusammenarbeit ist es ganz wichtig, dass alle Beteiligten auf die Informationen der verschiedenen Berufsgruppen zugreifen können.“ So wäre bei einer  flächendeckend eingeführten Multiressourcenplanung beispielsweise ersichtlich, wann welcher Therapeut oder Arzt und wann welche pflegerische Maßnahme vorgesehen ist, um diese besser aufeinander abstimmen und Termine koordinieren zu können“.  Im Gespräch ist aktuell auch die Einbindung der Personaleinsatzplanung, um das OP-Geschehen noch effizienter anlegen zu können.