St. Claraspital baut mit Timerbee die Klinik der Zukunft
Die spitalweite Timerbee Planungsplattform zur Ressourcenplanung erhöht die Qualität aller Prozesse rund um den OP
Das St. Claraspital ist ein privat geführtes Akutspital mit 240 Betten sowie rund 11.000 stationären und 40.000 ambulanten Patienten. Mit seinem Tumorzentrum und dem universitären Bauchzentrum Clarunis, den Spezialitäten Urologie, Pneumologie/Thoraxchirurgie, Kardiologie, Gynäkologie, Intensivmedizin und Allgemeine Innere Medizin mit Endokrinologie und Ernährungszentrum, hat sich das Spital medizinisch klar positioniert. „Damit machen die chirurgischen Disziplinen einen Großteil unserer Dienstleistungen aus“, sagt IT-Integrations- und Applikationsmanager Marcel Menz, „die sich unter anderem in mehr als 15.000 Eingriffen pro Jahr widerspiegeln.“
Dementsprechend groß ist das Augenmerk, das auf diesem Bereich liegt. Es gilt, alle logistischen Prozesse rund um diese wichtige Ressource so effizient und qualitativ hochwertig zu halten wie irgend möglich. „Schon bei der Anmeldung des Patienten in der chirurgischen Sprechstunde muss alles stimmen, denn nur dann ist auch gewährleistet, dass es im OP rund läuft“, bekräftigt Menz. „Um das sicherzustellen, benötigen wir ein durchgehendes Planungssystem – welches wir mit Timerbee von Imilia gefunden haben.“
Ressourcenplanung unterstützt Fallwagenkonzept
Die OP-Ressourcenplanung des Berliner IT-Dienstleisters Imilia Interactive Mobile Applications GmbH vereinfacht die Umsetzung des sogenannten Fallwagenkonzeptes. Im St. Claraspital bedeutet dies, dass die Planung 36 Stunden vor OP-Beginn abgeschlossen wird. Dann kommissioniert ein Mitarbeiter der Logistik einen Wagen mit allen benötigten Werkzeugen und Materialien, der später in den OP gebracht wird. „Dieses Konzept setzt eine präzise Planung voraus, weil genau das geliefert wird, was bestellt wurde. Timerbee unterstützt uns exakt dabei. Am Vorabend der OP wird die Planung dann „eingefroren“ und kann nicht mehr geändert werden“, erläutert Menz den Ablauf.
Das Vorgängersystem, das das St. Claraspital durch Timerbee ersetzt hat, bot weder eine digitale OP-Anmeldung noch eine technische Integration in die Prozesse der Anästhesie. Beides waren nun wesentliche Auswahlkriterien für die neue Lösung. Hinzu kam der Wunsch, dass das neue System auch die der eigentlichen Planung vor- und nachgelagerten Prozesse digital unterstützt. Darüber hinaus sollte es eine Online-Zuweisung sowie eine Planungsunterstützung durch Künstliche Intelligenz (KI) ermöglichen. „Für Timerbee sprach, dass das System all das gewährleistet und die Technologie äußerst modern ist – im Gegensatz zu vielen anderen Systemen, die in der Schweiz eingesetzt werden“, nennt Dr. Michael Lehmann, Leitender Arzt der Anästhesie, die Punkte, die den Ausschlag für Timerbee gaben. „Zudem ist Imilia ein frisches Unternehmen, das Bestehendes hinterfragt und ein Produkt in aktiver Entwicklung anbietet. Darüber hinaus schätzen wir deren agile Methodik und die hohe Nutzenorientierung der Lösung.“
Digitalisierungsgrad mit durchgehender Planung erhöhen
Mit Timerbee will das St. Claraspital insgesamt einen höheren Digitalisierungsgrad erreichen und sowohl die Sicherheit als auch die Effizienz der Prozesse verbessern. Das setzt eine nahtlose Integration in die Systemlandschaft – namentlich Krankenhaus-Informationssystem, Personaleinsatzplanung und Anästhesiedokumentation – voraus.
„Mit der Einführung von Timerbee im Februar 2021 wollten wir die gesamten klinischen Prozesse von der Sprechstunde bis zum OP-Bericht digitalisieren – und das ist uns auch gelungen“, freut sich Menz. So stehen alle Informationen und Daten, die bei der ersten Vorstellung des Patienten erhoben wurden – seien es Diagnosen, Voruntersuchungen oder Röntgenbilder –, jederzeit zur Verfügung. „Wir reden also nicht nur über die OP-Planung, das ist nur ein Teil von Timerbee, sondern über eine wirkliche Ablaufsteuerung“, ergänzt Dr. Lehmann.
Wie sieht nun ein solcher Ablauf aus? Wenn der Patient zum Aufklärungsgespräch in die Anästhesie-Sprechstunde kommt, ruft sich der Arzt über Timerbee alle vorliegenden Informationen auf und nimmt dort auch seine Aufklärungsdokumentation vor. Auch diese steht nun klinikweit allen an der Behandlung Beteiligten zur Verfügung. Als nächstes kommt sie bei der OP-Einleitung zum Einsatz, wenn die Narkose beginnt. Im Folgenden werden alle Informationen zum Narkose- und OP-Verlauf in Timerbee dokumentiert – von der Einleitung der Anästhesie, über die Lagerung und Desinfektion des Patienten bis zu Schnitt und Naht. In Timerbee kann der OP-Disponent also jederzeit den aktuellen Status des Eingriffs verfolgen – auch visuell über eine definierte Ansicht. „So erkennt er sofort, wenn es zu Verzögerungen kommt und er eventuell umplanen muss. Das ist eine wertvolle Unterstützung, um den OP-Plan des Tages möglichst vollständig abarbeiten zu können“, sagt Menz.
Kundenorientiert, schnell und effizient
Trotz der hohen Komplexität des Projektes, das viele Einzelprozesse im klinischen Alltag berührt, verlief die Timerbee-Einführung reibungslos. „Auch die Datenmigration hat gut funktioniert“, lobt der IT-Projektleiter den Partner Imilia. Die Schulungen waren in seinen Augen die größte Herausforderung. „Wir mussten ganz unterschiedliche Benutzergruppen an das neue System und teilweise neue Abläufe heranführen und sicherstellen, dass sie beides verstehen und umsetzen können. Nicht zuletzt hängt genau davon auch die Akzeptanz ab“, weiß Menz.
Die reibungslose Einführung hat das St. Claraspital seiner Meinung nach auch Imilia zu verdanken. „Das Unternehmen hat sich als wahrer Partner erwiesen. Es arbeitet sehr kundenorientiert, schnell und effizient. Zudem konnten wir fachliche Themen intensiv diskutieren, um die Anwendung noch besser zu machen. Es herrschte von Beginn an ein äußerst hohes gegenseitiges Vertrauen“, beschreibt Menz die Zusammenarbeit mit den Experten von Imilia.
Hauptnutznießer von Timerbee ist gegenwertig die chirurgische Klinik, die alle notwendigen Informationen im Zugriff haben und ihre Dokumentation direkt im System vornehmen können. Die Integration des Dienstplans unterstützt wiederum die OP-Planung – besonders die kurzfristige –, weil die Verfügbarkeit aller Ärzte transparent ist. Umgekehrt werden Sprechstunden- und OP-Termine automatisch in die Outlook-Kalender der Ärzte übertragen.
Optimierte Planung mit KI
Hauptanliegen des St. Claraspitals bei der Timerbee-Einführung war die Verbesserung der Qualität aller Prozesse rund um den OP. „Und da sind die bisherigen Rückmeldungen aus den Abteilungen durchweg positiv“, freut sich Menz. Das ist aber erst der Anfang. Nun soll das Ressourcenmanagement schrittweise zu einer übergreifenden Planungsplattform ausgebaut werden. Dazu gehört dann auch die Einbindung externer Partner und Zuweiser. Die sollen von außerhalb des Spitals Termine planen beziehungsweise direkt Termine buchen und alle vorliegenden Informationen schicken können. „Zuerst soll das in der Radiologie umgesetzt werden, da dort der ambulante Anteil recht hoch ist. Aber auch aus den chirurgischen Sprechstunden und der Gastroenterologie wird bereits Bedarf angemeldet“, sagt Marcel Menz. In diesen drei Bereichen herrscht eine extrem hohe Termindichte, weshalb sich das Spital hier in der Planung künftig von Künstlicher Intelligenz unterstützen lassen möchte. Ein weiteres Projekt, das die Baseler Gesundheitseinrichtung mit ihrem Partner Imilia angeht.
Lesen Sie mehr zu dem Projekt der Spitalweiten Planungsplattform im Jahresbericht des St. Claraspitals.
Wir freuen uns über das große Medienecho zu unserem Projekt im St. Claraspital.
Weitere Artikel können Sie über die folgenden Links abrufen:
KTM 11/2021 - OP-Planung präzise und ressourcenoptimiert
Heime & Spitäler 04/2021 - Prozesse rund um den OP digital optimiert
Clinicum 5/21 - St. Claraspital baut mit Timerbee die Klinik der Zukunft