Terminplanung als zentrale Drehscheibe für Prozessmanagement in der Radiologie

Zentrum für Bilddiagnostik vereinfacht mit Timerbee Zusammenarbeit mit Zuweisern und schafft effizientere Prozesse in der Patientenadministration 

Das Zentrum für Bilddiagnostik, kurz ZfB, führt als niedergelassene Radiologiepraxis zwei Standorte, einen in Basel und einen in Rheinfelden. Den Schwerpunkt des ZfB bilden orthopädische Untersuchungen. Dabei nutzen die Einrichtungen fünf Magnetresonanztomografen, zwei Computertomografen, zwei Mammographiegeräte, zwei Röntgengeräte, eine Knochendichtemessung und drei Ultraschallgeräte. Elf Radiologen bewältigen jedes Jahr etwa 50.000 Röntgenaufenthalte. Das Zentrum für Bilddiagnostik ist ein Tochterunternehmen des Universitätsspitals Basel, das zugleich auch ein großer Zuweiser ist. 

Wie die meisten Gesundheitseinrichtungen steht das ZfB vor vielfältigen Herausforderungen, wie Jochen Kögel, Leiter IT und Infrastruktur, sagt: „In Basel sehen wir uns einem großen Wettbewerbsdruck ausgesetzt, wir müssen uns also besonders um die Patienten bemühen. Deshalb sind wir auf dem Weg, uns schrittweise vom Papier zu trennen und komplett digital zu werden. Dazu gehört auch, interne Prozesse zu optimieren und einzelne Schritte weitgehend zu automatisieren.“

Ein wichtiger Baustein dabei ist die Terminplanungssoftware Timerbee von Imilia Interactive Mobile Applications aus Berlin. „Das Online-Portal ermöglicht unseren Zuweisern eine schnelle und unkomplizierte Terminbuchung für ihre Patienten – jederzeit, von jedem Ort aus, auch kurzfristig“, beschreibt Applikationsmanager Antonino Citrano den Wert der Lösung für das ZfB. 

Gesucht: Ein starker Partner

Die Software wurde Mitte September 2025 in der Einrichtung in Basel eingeführt und hat damit eine eigenentwickelte Terminplanung abgelöst. „Wir wollten keine Kopie vom vorherigen System, es sollte jedoch ähnlich aufgebaut sein, um unseren Anwendern den Umstieg nicht zusätzlich zu erschweren“, sagt Projektmanagerin Sophia Ebner und ergänzt: „Wir wollten unsere Prozesse vereinfachen und digitalisieren, vor allem in der Zusammenarbeit mit dem Universitätsspital Basel. Und das mit einem erfahrenen Partner an der Seite, der uns durch den gesamten Prozess führt.“ 

All das hat das ZfB mit Imilia und Timerbee gefunden. Als Referenz diente den Verantwortlichen die Installation im Claraspital. „Nach der Präsentation dort war uns klar, dass wir das System auch für uns nutzen möchten. Besonders überzeugt haben uns das Layout und die hohe Individualisierbarkeit. Zudem haben sich die Anwender im Claraspital sehr positiv zur Unterstützung durch Imilia geäußert und dabei die kurzen Reaktionszeiten auf Anfragen hervorgehoben. Ein guter Support ist einfach Gold wert“, nennt Kögel die maßgeblichen Gründe, die für Timerbee sprachen. 

Optimierung der Prozesse

Die neue Terminplanung ist heute die Drehscheibe für alle Prozesse im ZfB, es übernimmt die Aufgaben eines klassischen Radiologie-Informationssystems (RIS) und ist zentrale Schaltstelle im radiologischen Prozess.

Sie tauscht bidirektional Daten mit dem Abrechnungssystem, dem Dokumentenmanagementsystem, dem Bilddatenmanagementsystem (PACS) des ZfB, mit dem RIS des Universitätsspitals Basel und dem Web-SMS-Server zur Benachrichtigung der Patienten aus.

„Mit Timerbee haben wir ein System implementiert, das sehr flexibel ist – im Gegensatz zu Lösungen anderer Anbieter.

Ein wesentlicher Punkt für die erfolgreiche Integration war, dass Imilia die Betreuung unseres Kommunikationsservers Mirth Connect übernommen hat. So konnten wir die Umsysteme schnell anbinden“, blickt Kögel auf die Implementierungsphase zurück. Über den Kommunikationsserver hat Imilia dann auch einen Teil der Daten aus dem Vorgängersystem nach Timerbee migriert, den Rest per Datenbankexport. 

Das ZfB hat die Einführung auch dazu genutzt, in Zusammenarbeit mit dem Partner die Prozesse rund um die Terminbuchung zu bereinigen. „Beispielsweise haben wir die Auswahlmöglichkeiten bei den Untersuchungen verschlankt, um den Zuweisern den Überblick zu erleichtern“, nennt Citrano eine Maßnahme. „So müssen die Zuweiser heute nicht mehr zwischen den Optionen ‚MRI Schädel‘ und ‚MRI Schädel mit Kontrastmittel‘ wählen, sondern klicken einfach ‚MRI Schädel‘ an. Die Entscheidung über die konkrete Untersuchung fällen dann wir vor Ort.“ Auch den internen Visierungsprozess für die Ärzte, also die Kontrolle und Freigabe von Befunden, haben die Verantwortlichen vereinfacht. „Die Worklist ist heute dynamisch, befundete Untersuchungen verschwinden sofort aus der Arbeitsliste. Darüber hinaus finden die Ärzte eine alphabetische Anordnung der verschiedenen Protokolle, so dass sie diese einfacher aussuchen können“, beschreibt Ebner weitere Änderungen. 

Terminbuchung mit wenigen Mausklicks

Gut fünf Monate lang hat das Zentrum für Bilddiagnostik zusammen mit Imilia an der Skizzierung und Umsetzung der neuen Prozesse gearbeitet. Programmiert wurde dabei agil und zeitnah, stets in hoher Qualität. „Unser Partner hat sich sehr offen für die Umsetzung spezieller Anforderungen und Wünsche gezeigt“, freut sich Kögel.

Nach abschließender Konfiguration und bei der Anbindung der Umsysteme stellte sich dann heraus, dass sich das Dokumentenmanagementsystem nicht integrieren ließ – weshalb es kurzerhand ebenfalls durch ein neues ersetzt wurde. Sobald das passiert war, hat Imilia dem ZfB ein Testsystem gestellt. Während der Probephase wurden weitere Anpassungen vorgenommen. „Nach rund einem Jahr – was für ein Projekt dieser Größenordnung wirklich schnell ist – sind wir mit Timerbee live gegangen“, freut sich Citrano. „Heute sind wir mit Imilia im wöchentlichen Austausch, mit zweiwöchigen Updates zum System, in dem weitere unserer Anforderungen umgesetzt werden.“ 

Wie sieht die Terminbuchung mit Timerbee nun konkret aus?

Die niedergelassenen Ärzte haben im Praxissystem einen Link zum Zuweiser-Portal hinterlegt. Mit einem Klick werden sie automatisch mit ihren Login-Daten angemeldet, parallel werden die Patientendaten aus der elektronischen Patientenakte hochgeladen. Danach wählt der Zuweiser den Fachbereich, die Modalität und die spezifizierte Untersuchung, gibt die Fragestellung und gegebenenfalls noch eine Bemerkung ein, wählt den Standort aus und kann dann einen Termin buchen. „Dabei haben die Ärzte Zugriff auf einen großzügigen Kalender für die nächsten zwei Monate“, so Ebner. Nach der Terminbuchung legen die Zuweiser fest, ob sie selbst eine Terminbestätigung haben möchten und ob der Patient per Mail oder SMS benachrichtigt werden soll. Mit der Terminbuchung werden automatisch alle Informationen in Timerbee übertragen. „Dort schauen wir uns kurz alles an, überprüfen, ob die Angaben vollständig und korrekt sind und ob die Untersuchung in der ausgewählten Modalität stattfinden kann. Dann steht der Termin“, beschreibt Wiktoria Makarewicz aus der Patientenadministration den weiteren Prozess. 

Hohe Zufriedenheit bei den Nutzern

So einfach, wie es klingt, ist es dann heute auch. Aber: „Die Eingewöhnung hat Zeit gebraucht. Mittlerweile könnte ich mir jedoch nicht mehr vorstellen, ohne Timerbee zu arbeiten. Es geht wirklich viel schneller und ist deutlich übersichtlicher“, betont Makarewicz. Den letztlich reibungslosen Übergang führt sie neben den intensiven Schulungen darauf zurück, dass die Prozesse in Timerbee mit denen aus dem Vorgängersystem vergleichbar sind. „Das alles haben wir dank eines starken Partners bei der Programmierung und Konfiguration hinbekommen“, betont Citrano. 

Gegenwärtig nutzen rund 30 Zuweiser die Online-Terminvereinbarung. „Als wir mit dem neuen System gestartet sind, lief noch nicht alles rund. Da haben wir durch diverse Rückmeldungen bemerkt, wie wichtig den Zuweisern dieser Zugang ist. Heute sind sie sehr zufrieden, weil der digitale Prozess, wie wir ihn jetzt bieten, genau zu ihnen passt“, fasst Citrano das Feedback der Zuweiser zusammen. 

Auch intern hat sich Timerbee längst etabliert. Kögel lobt besonders die einfache und transparente Planung, getreu dem Slogan „Einfach besser planen“. Was schneller und übersichtlicher in der Praxis bedeutet, führt Wiktoria Makarewicz aus: „Wenn wir auf die aktuelle Terminplanung schauen, sehen wir anhand unterschiedlicher Farben auf einen Blick den aktuellen Status des Patienten. Terminverschiebungen nehmen wir wörtlich: Wir klicken den Termin an und ziehen ihn einfach auf einen anderen Tag. Im alten System mussten wir teilweise die Untersuchungsarten anpassen. Das geschieht nun automatisch mit einem Mapping auf der Schnittstelle, was uns manuelle Nacharbeiten erspart. Auch die obligatorischen Kontrollen – zum einen, wenn die Anmeldung eingegangen ist, zum anderen nach der Visierung – sind mit Timerbee einfacher geworden. Wir führen für jede Kontrolle eine eigene Liste, das ist sehr übersichtlich und es geht nichts verloren.“ 

Weil die Zuweiser weniger anrufen oder Mails schreiben, hat sich auch da der Aufwand für die Mitarbeiter in der Patientenadministration erheblich reduziert. „Im Ergebnis können wir heute mehr Patienten planen als früher“, nennt Projektmanagerin Sophia Ebner einen wichtigen Effekt durch Timerbee. 

Nächste Projekte in Planung

Nachdem die neue Terminplanung mittlerweile stabil und verlässlich läuft, nehmen die Verantwortlichen im Zentrum für Bilddiagnostik die nächsten Projekte in Angriff. Eines ist, für die MTA Timerbee mobil auf dem Tablet zur Verfügung zu stellen. „Da sind wir bereits in konkreten Gesprächen mit Imilia und davon überzeugt, dass die Entwickler eine gute Lösung liefern werden“, sagt Applikationsmanager Antonino Citrano. 

Grundsätzlich möchte das ZfB noch mehr Prozessschritte automatisieren, beispielsweise aufeinanderfolgende Untersuchungen. „Unser Ziel bleibt es, unseren Mitarbeitern ein immer einfacheres, schnelleres und effizienteres Arbeiten zu ermöglichen“, betont Jochen Kögel. Dazu zählt auch die geplante Öffnung für weit verbreitete Kommunikations- und Formularsysteme im Schweizer Gesundheitswesen. 

Große Pläne und viel zu tun also in der Zukunft.