Schweizer Spitäler bauen auf Terminsynchronisation mit Outlook

Xchangebee synchronisiert Termine aus klinischen Systemen mit dem Outlook-Kalender medizinischer Fachkräfte – und umgekehrt

Zuverlässig und datenschutzkonform Termine aus Krankhaus-Informationssystemen (KIS) mit dem persönlichen Outlook-Kalender von Ärzten, Therapeuten und medizinischem Fachpersonal synchronisieren – dafür sorgt Xchangebee von Imilia Interactive Mobile Applications aus Berlin. Durch diesen simplen Service erleichtert Xchangebee die Arbeit jeder einzelnen Fachkraft – denn alle Termine sind immer im Blick.

Das Claraspital in Basel ist ein privat geführtes, hochspezialisiertes Akutspital und unverzichtbarer Teil der Gesundheitsversorgung in Basel und der Nordwestschweiz. Mit dem Tumorzentrum als erster Anlaufstelle für die interdisziplinäre Behandlung von Krebserkrankungen und dem universitären Bauchzentrum Clarunis, das gemeinsam mit dem Universitätsspital betrieben wird, bietet es beste Behandlungen und umfassende medizinische Kompetenzen.

Im Jahr 2021 entschieden die Radiologen und Nuklearmediziner im Claraspital, das bestehende Radiologie-Informationssystem (RIS) durch das Termin- und Multi-Ressourcen-Management-System Timerbee von Imilia zu ersetzen. Grund dafür waren die guten Erfahrungen der OP-Kollegen mit diesem System und die Absicht, keine Insellösung für die Radiologie mehr zu schaffen.

St. Claraspital, Basel

„Mit Timerbee wollten wir nach und nach Transparenz im gesamten Haus erreichen und einen voll digitalen, dynamischen und tagesaktuellen Behandlungsplan für jeden stationären und ambulanten Patienten generieren“, sagt Marcel Menz, Leiter IT-Applikationsmanagement. So unterstützt die Integration des Dienstplans in Timerbee die OP-Planung, weil die Verfügbarkeit aller Ärzte transparent ist. Umgekehrt werden dank Xchangebee Sprechstunden- und OP-Termine automatisch in die Outlook-Kalender der Ärzte übertragen und erzeugen dort volle Transparenz der täglichen Termine.

„Was Imilia mit Xchangebee anbietet, hat ein Alleinstellungsmerkmal.“

Erfahrungen mit der Synchronisation von Terminen gab es im Claraspital bereits vor der Einführung von Xchangebee, die konnte allerdings nicht unabhängig vom Planungssystem betrieben werden. „Xchangebee jedoch kann mit Timerbee genutzt werden, aber auch ohne dieses oder jedes andere Planungssystem. Der große Vorteil von Xchangebee ist, dass es für die Terminsynchronisation mit Outlook unabhängig einsetzbar ist“, so Menz.

Da jede Institution einzigartig ist, mussten auch im Claraspital besondere Herausforderungen bei der Terminsynchronisierung gemeistert werden, wie der Leiter IT-Applikationsmanagement berichtet: „Es gibt zwei verschiedene Welten, mit denen wir uns bei diesem Projekt auseinandersetzen mussten. Denn ein Teil der Mitarbeiter nutzt die Unternehmensversion von Microsoft Exchange und ein anderer Teil MS 365, das online basiert ist und die Daten in der Cloud verarbeitet. Für uns war sehr wichtig, dass beide Kanäle bedient werden können, da sich ein großer Teil der Chirurgen im universitären Bauchzentrum Basel – Clarunis – austauscht, dessen Mitglieder schon lange in der Online-Welt von Microsoft unterwegs sind. Die Entwickler von Imilia haben hier einen großartigen Job gemacht und in sensationell kurzer Zeit dafür gesorgt, dass die Unternehmensversion von Microsoft Exchange und MS 365 funktionieren. Was Imilia mit Xchangebee anbietet, hat ein Alleinstellungsmerkmal.“

Die Skizze oben zeigt, wie Xchangebee sicher eingebunden wird und zuverlässig dafür sorgt, dass Termine aus klinischen Systemen mit den Outlook-Kalendern von medizinischem Fachpersonal synchronisiert werden.

Für die Effizienz von Planungsprozessen ist es wichtig, dass Outlook-Termine zuverlässig synchronisiert sind – besonders bei mehr als einer Million Übertragungen im Jahr, wie sie das Claraspital aufbringt. Denn das macht es für die Planenden einfacher: Sie sparen sich vor allem mühsame Nachfragen, Telefonate oder das Hantieren mit mehreren Kalendern. Sie können die Termine im System sehen und die Gefahr schwindet, Ärzte zu überbuchen. Sie sehen auch die Sperrungen von Terminen, was verhindert, dass Patienten wegen Doppelbuchungen wieder nach Hause geschickt werden müssen.

Gesundheitszentrum Fricktal (GZF)

„Die schönste Botschaft ist, wenn die Software nicht direkt spürbar ist.“

Andere Voraussetzungen für eine Lösung zur Terminsynchronisation bringt die Gesundheitszentrum Fricktal AG (GZF) mit, die mit ihren Akutspitälern über Pflegeheime bis hin zu den Praxen und mit fast 1.100 Mitarbeitenden an zahlreichen Standorten nicht nur eine der größten, sondern auch eine der vielfältigsten Arbeitgeberinnen in der Region ist.

Das ärztliche Fachpersonal im GZF wollte ihre im ORBIS KIS von Dedalus HealthCare angelegten Termine mit Outlook synchronisiert und mobil eingespielt haben. Sie hatten bereits Erfahrungen mit der Vorgängerlösung von Xchangebee, dem X-Connector, gemacht. Der Umstieg auf Xchangebee verlief reibungslos: „Für uns ging es um das Transferieren von Informationen, mehr nicht. Wichtig war für uns, die Synchronisation von A nach B so einfach und schnell wie möglich sicherzustellen“, berichtet Martin Michel, CIO am GZF.

Anders als das Claraspital setzt das GZF Xchangebee unidirektional ein: Die Daten wandern vom KIS zum persönlichen Outlook-Kalender. Die Quelle oder der Master bleibt das KIS. Die Entscheidung, so vorzugehen, war technisch und historisch begründet. „Daher haben wir eine mobile Lesemöglichkeit geschaffen, mit der alle sehr zufrieden sind. So zufrieden, dass die eingesetzte Software nicht wirklich wahrgenommen wird. Das ist die schönste Botschaft für uns als IT-Dienstleister, sprich, wenn die eingesetzte Software nicht wirklich gespürt wird, sondern der Nutzen im Fokus steht“, so Michel.

Ärztinnen und Ärzte sowie Personen mit Leitungsfunktionen wünschen sich die Bidirektionalität

Das Psychiatriezentrum Münsingen (PZM) mit seiner über 125-jährigen Geschichte beschäftigt rund 800 Mitarbeitende und behandelt mehr als 3.000 Patientinnen und Patienten im Jahr. Die Therapieschwerpunkte liegen in den Fachgebieten Depression und Angst, Psychose und Abhängigkeit sowie Alters- und Neuropsychiatrie.

Das Psychiatriezentrum Münsingen (PZM), Hauptgebäude.

Das PZM hatte bereits 2012 im Zuge der Einführung des ORBIS KIS als terminführendes System den X-Connector erworben. „Bei uns haben alle Ärztinnen und Ärzte als fallführende Personen in ORBIS einen eigenen Kalender, der so eingerichtet wird, dass er mit Outlook verknüpft ist. Die Stationen, die mit dem Bezugspersonenpflegesystem arbeiten, führen ebenfalls ihren Kalender in ORBIS mit der entsprechenden Synchronisation in Outlook“, beschreibt Christoph Janser, Leiter Pflegeinformatik, den Terminworkflow.

Ärztinnen und Ärzte sowie Personen mit Leitungsfunktionen arbeiten viel mit Outlook, seien es E-Mails oder Einladungen zu verschiedensten Sitzungen. Das erhöht die Notwendigkeit, den Überblick darüber zu behalten. „Alle an der Behandlung Beteiligten können jetzt in Outlook sehen, ob ein Arzt oder eine Ärztin einen Termin hat, und muss dafür nicht ins Krankenhaus-Informationssystem wechseln“, nennt Simon Bürgy, Leiter der IT, einen wesentlichen Vorteil der Terminsynchronisation. Jeden Tag werden so zwischen 3.000 und 4.000 Termine synchronisiert.

Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass nicht-medizinische Termine aus Outlook im zweiten Schritt händisch als Sperrungen ins KIS übertragen werden müssen, damit sie auch anderen Anwendungen im KIS zur Verfügung stehen, und die Pflegenden beispielsweise ein Terminblatt für die gesamte Station erstellen kann. „Das bedeutet unnötige Mehrarbeit für das medizinische Fachpersonal, weshalb wir uns mit dem Gedanken beschäftigen, die bidirektionale Synchronisation einzuführen“, so Bürgy.

„Die bidirektionale Synchronisation ist ein großer Wunsch unserer 250 Mitarbeitenden, welche mit ORBIS arbeiten. Diesen könnte Imilia via Xchangebee auch grundsätzlich erfüllen. Es ist also an uns zu überlegen, wie wir das in Zukunft gestalten wollen“, bemerkt Janser abschließend.