Beleger Modul statt Zettelwirtschaft - Timerbee vereinfacht das Belegermanagement

IT-System hilft Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden

Immer mehr Prozesse in Gesundheitseinrichtungen werden digitalisiert. Da mutet es anachronistisch an, dass Terminvereinbarungen oft noch per Telefon, FAX oder E-Mail gemacht werden. Wie es anders geht, zeigt beispielsweise die Basler Merian Iselin Klinik (MIK), eine Belegarztklinik für Orthopädie und Chirurgie mit neun OP-Sälen sowie rund 9.000 Eingriffen jährlich durch mehr als 100 akkreditierte Belegärzte. Dort erfolgt die OP-Planung bereits seit vielen Jahren im Krankenhaus-Informationssystem (KIS). Seit Januar 2024 können die Beleger ihre Termine direkt über das Timerbee Beleger Modul von Imilia Interactive Mobile Applications aus Berlin buchen.

Merian Iselin Klinik, Basel

„Wir hatten vorher ein anderes Tool, das wir jedoch nicht mehr an unsere spezifischen Bedürfnisse anpassen konnten. Da wir Timerbee bereits zur Planung der Anästhesiesprechstunden genutzt haben, wussten wir um die Möglichkeiten der Lösung und nutzen es nun auch zur Belegplanung“, sagt Projektkoordinatorin Eva-Maria Funk.

Ganz einfach zum Termin

Die Belegpraxis bucht in ihren freigegebenen Kontingenten über das Beleger Modul direkt ihre OP, diese wird ins KIS der Klinik übernommen und wird samt Fallnummer an Timerbee zurückgeleitet. Danach kann der Operateur den Fall verfolgen. Im Beleger Modul sieht er nur seine Termine. Wird ein Eingriff unter Narkose gebucht, fragt das System automatisch nach einer Anästhesiesprechstunde. Wird die nicht dazugebucht, holen die Mitarbeiter in der Klinik das nach.

Überblick über die OP-Planung in der Praxisklinik Leipzig

Auch die Praxisklinik Leipzig wollte für die OP- und Anästhesie-Planung ihre Zettelwirtschaft ablösen. Das private ambulante OP-Zentrum verfügt über zwei Operationssäle, in denen aktuell 15 Belegärzte rund 2.500 Operationen im Jahr durchführen. Seit Ende 2023 setzt man auch in Leipzig auf das Beleger Modul aus dem Hause Imilia. „Vorher haben wir eine E-Mail mit der Terminanfrage samt der notwendigen Informationen erhalten. Die mussten wir prüfen, fehlende Informationen einholen und konnten dann die Anmeldung zur OP vornehmen. Heute machen das die Beleger selbst. So passieren auch viel weniger Fehler bei der Übermittlung“, weiß Praxismanagerin Diana Wendt. Da die wesentlichen Informationen – Name, Vorname, Geburtsdatum, Telefonnummer, OP-Indikation und welche Seite operiert wird – als Pflichtfelder hinterlegt sind, liegen zu jedem Eingriff immer alle Daten vor. Zudem hat die Praxisklinik die Dienstpläne ihrer Ärzte im System hinterlegt, so dass auf einen Blick freie Termine für die Anästhesie-Sprechstunden sichtbar sind.

Intensive Schulung schafft Akzeptanz

In beiden Einrichtungen wurden die Belegpraxen intensiv geschult, in der Regel live vor Ort. „Je besser wir unsere Beleger unterstützen, desto weniger Fehler passieren später“, betont Funk. „Wir haben gemerkt, dass es nach virtuellen Schulungen mehr Unklarheiten und Nachfragen gab. Zudem schätzen die Praxismitarbeitenden es einfach, wenn wir persönlich vorbeikommen, dann fühlen sie sich besser abgeholt und sicher in dem, was sie tun.“

Besonders in der Konzeptionierungsphase hat die Merian Iselin Klinik auf die Unterstützung von Imilia zurückgegriffen. „Wir hatten jede Woche ein Videomeeting, in dem wir uns ausgetauscht und offene Frage geklärt haben. Bei Problemen hat Imilia immer sehr schnell reagiert. Da waren wir stets sehr gut beraten“, lobt Richard Schmidlin, Gesamtleiter IT, den Partner.

Vor dem Echtbetrieb hat die Basler Klinik das Beleger Modul intern auf Herz und Nieren geprüft. „Wir haben erst im Produktivsystem eine Testpraxis angelegt und alle Prozessschritte durchgespielt. Danach sind wir auf zwei Belegpraxen zugegangen und haben auch dort intensiv getestet. Danach haben wir dann wöchentlich zwei bis drei Praxen geschult und sind produktiv gegangen“, so Funk.

OP-Planungsansicht des Belegers

Alles im Blick

Da die Merian Iselin Klinik auch Schnittstellen zu den beiden führenden Praxissystemen gebaut hat, konnten die Mitarbeiter der Belegpraxis sofort die Vorteile sehen. So müssen beispielsweise die Patientendaten nicht mehr manuell eingegeben werden, sondern können automatisch aus dem Praxissystem übernommen werden. Zudem hinterlegen Funk und ihre Kollegen für jeden Beleger dessen zehn häufigste Eingriffe mit allen wesentlichen Informationen als Vorlagen für die Anmeldung. Die werden dann mit einem Mausklick übernommen. „So ersparen wir dem Operateur, dass er jedes Mal wieder das Implantat, das Antibiotikum oder die Thromboseprophylaxe und zusätzlich gewünschte Geräte eingeben muss. Außerdem werden die Wechselzeiten zur OP-Dauer automatisch dazugerechnet, so dass es nicht mehr zu Überbuchungen kommen kann“, führt Funk aus.

PD Dr. Michael J. Malcharek, Facharzt für Anästhesiologie, Praxisklinik Leipzig

Sie hat beobachtet, dass nach Einführung des Beleger Moduls die Telefonfrequenz sowohl auf Seiten der Praxen wie auch der Klinik deutlich gesunken ist. „Die Beleger schauen heute einfach im System nach freien Terminen und rufen nicht mehr an. Dort sehen sie dann neben ihren eigenen Kontingenten auch unsere sogenannten Disposlots im ambulanten Zentrum. Vorher haben sie sich an unsere Patientenaufnahme gewandt, die Kollegen haben im OP nachgefragt und sich dann wieder beim Beleger gemeldet. Heute läuft das alles reibungslos über Timerbee“, so die Projektkoordinatorin.

Die Übersicht zu jedem Zeitpunkt nennt auch PD Dr. Michael J. Malcharek, Facharzt für Anästhesiologie und Geschäftsführer der Praxisklinik Leipzig GmbH & Co. KG, als einen wesentlichen Vorteil von Timerbee: „Wenn die Patienten zum Narkosegespräch kommen, sehen wir, wann der OP-Termin sein soll und was geplant ist. Zudem können wir diese beiden Termine miteinander verbinden, was für unseren Ablauf in der täglichen Praxis von großer Bedeutung ist. Auch unsere Mitarbeiter im OP erfahren mit einem Mausklick in der OP Übersicht alles Wichtige, um den OP-Saal vorzubereiten. Welche OPs stehen an, welche Patienten kommen, kommen Kinder, wie müssen die Siebe und Tische vorbereitet werden? Das ist eine deutliche Erleichterung.“ Früher haben die OP-Mitarbeiter das Terminbuch studiert. Heute werden sogar Daten in das Anästhesie Protokoll automatisch aus Timerbee übertragen.

Hohe Zufriedenheit bei allen

Selbst die Mitarbeiter am Empfang profitieren vom Beleger Modul. Sie sehen auf einen Blick den OP-Plan des Tages, können schauen, wie viele Patienten am nächsten Tag oder im Laufe der Woche kommen, welche Narkosegespräche noch ausstehen. Viele Tätigkeiten, die früher per Telefon oder E-Mail vonstatten gingen, funktionieren heute zeitsparend digital. Diese Übersichtlichkeit hat die Merian Iselin Klinik auch erst durch das Timerbee Beleger Modul gewonnen – dank der Integration in das OP-System des KIS. „Beim Vorgängersystem musste die Patientenaufnahme noch kontrollieren, ob alle Termine und Informationen im Krankenhaus-Informationssystem erfasst sind, weil der Datentransfer nicht automatisch funktioniert hat. Demnach mussten auch alle Änderungen und Verschiebungen manuell vorgenommen werden“, sagt Projektkoordinatorin Eva-Maria Funk.

Und wie steht es um die Akzeptanz des Timerbee Beleger Moduls? „Alle Mitarbeiter, die in unserer Praxis mit dem System arbeiten, sind wirklich begeistert. Und auch von unseren Belegern hören wir nur Gutes, die sind ebenfalls sehr zufrieden“, freut sich Praxismanagerin Diana Wendt.