Das Claraspital ersetzt sein Radiologie-Informationssystem

Timerbee bildet die komplexe Planung in der Radiologie und Nuklearmedizin ab.

Nach dem OP organisiert Timerbee nun auch die Radiologie

Das Claraspital in Basel ist ein privat geführtes, hochspezialisiertes Akutspital. Um seinem Versorgungsauftrag nachkommen zu können, ist mittlerweile eine moderne IT-Ausstattung unverzichtbar. Das war bis vor ein paar Jahren in der Radiologie nicht so. „Wir hatten eine betagte Installation aus Radiologie-Informations- (RIS) und Bilddatenmanagementsystem (PACS), die dazu noch von unterschiedlichen Anbietern stammten. Solange man sich in Standards bewegt hat, funktionierten die auch recht gut miteinander. Letztlich waren sie den gestiegenen Anforderungen und unseren Vorstellungen aber nicht mehr gewachsen“, blickt Prof. Dr. Martin Hoffmann, Chefarzt der Radiologie und Nuklearmedizin, zurück.

Also hat das Claraspital zuerst das PACS ersetzt und sich dann nach einem RIS-Ersatz umgeschaut, das eine Brücke zwischen dem Bilddatenmanagement und der Abrechnung in SAP bilden sollte. „Wir müssen bei rund 50.000 Röntgenuntersuchungen pro Jahr speziell mit der Terminierung einen komplexen Patientenworkflow in der Radiologie und Nuklearmedizin abbilden. Das musste das neue System erfüllen“, umreißt Tatjana Parmakovic, die die Unternehmensentwicklung und das Projektmanagement im Claraspital verantwortet, die Anforderungen.

Ressourcenmanagement statt RIS

Die Entscheidung fiel dann am Ende aber gar nicht auf ein RIS, sondern auf das Termin- und Ressourcenmanagementsystem Timerbee von Imilia. „Wir haben uns dabei von den durchweg guten Erfahrungen unserer Kollegen im OP inspirieren lassen“, so Tatjana Parmakovic. „Zudem hätte ein neues RIS eine Insellösung für unsere Abteilung bedeutet“, ergänzt Prof. Hoffmann. „Mit Timerbee können wir uns in den Workflow der Gynäkologie, der Urologie, der Anästhesie und des OPs integrieren, weil alle auf der gleichen Plattform arbeiten.“

Genau diese Transparenz möchte das Claraspital nach und nach im gesamten Hause schaffen. Ziel ist es, einen volldigitalen, dynamischen, tagesaktuellen Behandlungsplan für jeden stationären Patienten zu generieren.

Prof. Hoffmann und sein Team erwarten sich von Timerbee, komplexe Interventionen einfach planen zu können. „Unsere onkologischen Patienten benötigen Kettentermine, bei denen die Follow-ups bereits mitgeplant werden. Darüber hinaus gibt es bei bestimmten Untersuchungen Abhängigkeiten, die zu berücksichtigen sind. Dabei unterstützt uns Timerbee mit Entscheidungsbäumen und Pflichtfeldern. Sind diese beispielsweise nicht ausgefüllt, geht der Prozess nicht weiter“, so der Chefradiologe.

Am besten lässt sich das an einem Beispiel verdeutlichen, etwa einer Intervention. Die muss für einen Tag gebucht werden, an dem das Gerät verfügbar ist. Im Vorfeld wird der Patient zu einer Sprechstunde in der Radiologie und einer in der Anästhesie einbestellt, da die Untersuchung unter Vollnarkose vorgenommen wird. Darüber hinaus braucht es einen Slot in der sogenannten weißen Zone, also der Planung einer Intubationsnarkose in der Radiologie. Die standardmäßigen Anforderungen kommen noch hinzu. „All das lässt sich mit Timerbee sehr einfach und verlässlich planen, weil wir alle Abhängigkeiten in der Software hinterlegt haben, die diese entsprechend anwendet“, so Prof. Hoffmann.

Terminübersicht Radiologieplanung mit einem Interventionstermin. Der entsprechende Termin in der Weissen Zone wird der OP-Planung hinzugefügt.

Tiefe Integration auf Basis von Standards

Die ersten Tests haben das Claraspital und Imilia im September 2021 gestartet. Nach einigen Feinjustierungen ist das System dann plangemäß am 4. Januar 2022 in Betrieb gegangen und hat das alte RIS abgelöst. Die Leistungserfassung und Dokumentation erfolgen in WiCare|now LE, das direkt aus Timerbee heraus aufgerufen wird. Die Kommunikation funktioniert auf Basis von HL7 – noch, muss man sagen. „Wir wollen auf FHIR umsteigen, da wir dann noch flexibler sind“, betont Tatjana Parmakovic. „Imilia wäre auch schon dazu bereit, SAP aber noch nicht. Deshalb verzögert sich dieser Schritt.“

Das Claraspital nutzt Timerbee bisher als Ressourcenmanagementsystem für alle Abläufe rund um den OP. Nun wird es erstmals außerhalb dieses Bereiches eingesetzt. Das machte einige Anpassungen nötig. „Dazu haben wir Workflows definiert, die Imilia dann in der Software abgebildet hat. Und zwar sehr schnell und erfolgreich. Da hat das Team in Berlin prächtig funktioniert“, lobt die Projektmanagerin den Partner. Und auch Prof. Hoffmann ist voll des Lobes: „Die Zusammenarbeit mit Imilia hat großen Spaß gemacht. Das Team ist sehr engagiert und hat unglaublich agil gearbeitet. Das haben wir in dieser Form noch bei keinem anderen Anbieter erlebt.“

Stetige Optimierung schafft Zufriedenheit

Diese Zufriedenheit teilt auch die überwiegende Mehrheit der Anwender im Claraspital. „Bei derartigen Veränderungsprozessen ist es normal, dass Einzelne nicht sofort mitkommen oder ihren gewohnten Workflow – sei er auch noch so unstrukturiert und fehlerbehaftet – nicht ändern wollen. Mit denen zusammen arbeiten wir aber daran, Timerbee wirklich breit zu nutzen“, sagt Tatjana Parmakovic. Dabei spielen ihr die weiteren Verbesserungen mit jedem neuen Release in die Karten. „Das System wird im evolutionären Prozess immer besser. Dabei ist es jetzt bereits in der Lage, allen Anforderungen der Chirurgie, Anästhesie, Gynäkologie oder Radiologie gerecht zu werden“, so die Unternehmensentwicklerin.

Timerbee schafft es im Zusammenwirken mit WiCare|now LE, den Ärzten einen schnellen Zugriff auf die Leistungsabrechnung zu geben. Über die Kernanforderung – das schnelle und einfache Planen von Terminen – hinaus können die Radiologen Patienten nun auch aktiv an ihre Termine erinnern. Zurzeit geschieht das noch per SMS und E-Mail, künftig soll es aber auch per WhatsApp möglich sein.

Timerbee und WiCare|now LE können zusammen ein RIS ersetzen.

Klinikweiter Rollout geplant

Damit ist der Weg von Timerbee im Claraspital aber noch nicht zu Ende. Aktuell wird die komplette Terminplanung der Physiotherapie umgestellt, danach folgen die Kardiologie, Urologie und Gynäkologie.

„In einem weiteren Schritt wollen wir unseren Kooperationspartnern ermöglichen, direkt aus ihrer Praxissoftware heraus über Timerbee bei uns einen Termin zu buchen“, blickt Prof. Dr. Martin Hoffmann in die nahe Zukunft. Das Spital hat über sogenannte Web Forms dann auch die Möglichkeit, Patientendaten zu importieren. „Das lässt sich mit Timerbee sehr viel einfacher realisieren als mit einem geschlossenen RIS. Das liegt an den offenen Schnittstellen und den Möglichkeiten, die Software individuell nach den eigenen, stetig steigenden Anforderungen anzupassen“, so der Chefarzt der Radiologie und Nuklearmedizin. Nicht zuletzt sieht er die engere Anbindung großer und regelmäßiger Zuweiser an das Spital als wichtigen zukünftigen Wettbewerbsvorteil.